Вие сте от хората, които държат на точността, и не обичате закъсненията? Държите да приключите с всичките си задачи в офиса в рамките на работния ден? Смятате, че успявате да разпределите времето си достатъчно ефективно, за да ви стигне за всичко? Ако отговорът на тези въпроси е „Не“, вероятно означава, че имате проблем с правилното управление на времето си.
Ето нашите 10 съвета как да постигнете максимална ефективност на работното място.
10. Съставете си план със задачите за деня
Планирайте деня си още преди да е дошъл. Съставете списък със задачите, които трябва да свършите, още на сутринта или още по-добре – преди да си легнете. Планът ще ви даде добра представа за това как ще се развие вашият ден и дали поставените цели са достатъчно реалистични за изпълнение. Подредете целите си по важност и приоритети. Така ще намалите и негативния ефект от появата на изненадваща и неотложна задача за вършене.
9. Поставяйте си крайни срокове
Ясно си изяснете крайните срокове за изпълнение на задълженията, които имате. Задача „А“ – да се свърши до 10.00 часа сутринта, задача „Б“ – до 3 дни и точка „В“ – до 19:30 часа, например. Това ще предотврати всяко забавяне в изпълнението на специфичните дейности и ще намали вероятността да разпилеете времето си с други, несъществени дейности.
8. Използвайте календар
Наличието на календар е една от основните стъпки към правилното управление на ежедневните дейности. Вече има достатъчно добри приложения както за мобилни телефони, така и за компютри. Най-добре би било да синхронизирате календара с мобилния си телефон, компютъра или друго устройство, което ползвате – таблет, например. Така ще имате достъп до графика си, без значение къде се намирате.
7. Научете се да казвате „Не!“
Повярвайте, не е толкова трудно, колкото ви се струва. Когато се научите да казвате „Не“, ще успеете да отхвърлите всички онези дребни неща, които всекидневно отвличат вниманието ви и пилеят от ценното ви време.
6. „Времеви прозорец“ на работата
Определянето на времеви прозорец на вашата дейност означава да ограничите извършването на определена задача в конкретен период. Да напиша рецензия – от 10 до 12 часа, да проверя ведомостите от 13.00 до 14.00 и т.н.
5. Фокусирайте се
Имате куп задачи за вършене, които ви озадачават, и изпитвате съмнения, че ще успеете да ги свършите? Ако е така, опитайте се да се съсредоточите само върху една от основните задачи за определен период от време. Например, ако работите на компютъра, използвайте само това, което ви е необходимо. Затворете всички раздели в браузъра, които разсейват вниманието ви. Сега е моментът да се съсредоточите изцяло върху това, което трябва да свършите. По този начин ще постигнете по-добра ефективност на работното си място.
4. Определете приоритетите си
Знаем, че не сте машина и трудно бихте се справили с абсолютно всички задачи, които имате да свършите. Затова ги разпределете по важност – първични и вторични. Перфектното съотношение е изпълнението на 80% от първичните и 20% от вторичните приоритети. Този ключов подход ще ви направи по-продуктивни и организирани.
3. Поставяйте задачи
Ако има маловажни неща, които другите могат да направят вместо вас, толкова по-добре. Дори да не сте на управленска позиция, със сигурност има хора, които са на по-долно стъпало в служебната йерархия. Нека те се заемат с дребните детайли. Така ще имате време да се съсредоточите върху важните за фирмата ви задачи.
2. Премахнете „времеядните“ приложения
Какво ви откъсва от работата най-много? Facebook? Twitter? Личната поща? Онази забавна онлайн игра? Просто спрете да ги използвате толкова често. Ако се налага, направете така, че откриването им да стане по-трудно. Например, премахнете сайтовете, които отнемат много от времето ви от папка „Любими“ на браузъра си. На тяхно място добавете сайтове, които са свързани с работата ви. Разбира се, не спирайте да проверявате пощата си, Facebook или Twitter, но просто го правете по-рядко. Няма да мине много време и сами ще се уверите, че с този подход, ще съумявате да свършите повече задачи на работа.
1. Почивка между задачите
Искате да се докажете като съвестен и отговорен служител? Товарите се с куп задачи и когато приключите с една, веднага се захващате с друга? Този подход не е от най-правилните. Доказано е, че почивка от 5-10 минути между всяка важна задача, която имате да свършите, ще ви направи много по-ефективни. След като приключите с едното задължение, една кратка почивката ще ви даде свежи сили, за да се захванете уверено със следващото предизвикателство. Успех!
Юлиян Лазаров е журналист с дългогодишен опит в радио и телевизия. В професионалната му биография са БНР, Нова ТВ, Радио Energy, ТВ Европа и др. Обича спорта, музиката и стойностното кино.
